Методы и алгоритмы сэмплинга в анализе данных

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

• представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
• группировать информацию по категориям и подкатегориям.
• фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
• поменять строки и столбцы местами.
• рассчитать различные виды итогов.
• разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
• представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. 

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Формулы массива в Excel

Терминология

Под массивом обычно понимают набор данных, объединенных в группу. Массивы бывают одномерные (элементы массива образуют строку или столбец) или двумерные (матрица). Легко сообразить, что почти в любой таблице Excel при желании можно найти один или несколько таких массивов:

Формулы массива в Excel — это специальные формулы для обработки данных из таких массивов. Формулы массива делятся на две категории — те, что возвращают одно значение и те, что дают на выходе целый набор (массив) значений. Рассмотрим их на простых примерах.

Пример 1. Классика жанра — товарный чек

Задача: рассчитать общую сумму заказа. Если идти классическим путем, то нужно будет добавить столбец, где перемножить цену и количество, а потом взять сумму по этому столбцу. Если же применить формулу массива, то все будет гораздо красивее:

1. выделяем ячейку С7
2. вводим с клавиатуры =СУММ(
3. выделяем диапазон B2:B5
4. вводим знак умножения (звездочка)
5. выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку функции СУММ — в итоге должно получиться так:

чтобы Excel воспринял нашу формулу как формулу массива жмем не Enter, как обычно, а Ctrl + Shift + Enter

Т.е. Excel произвел попарное умножение элементов массивов B2:B5 и C2:C5 и образовал новый массив стоимостей (в памяти компьютера), а затем сложил все элементы этого нового массива.

Обратите внимание на фигурные скобки, появившиеся в формуле — отличительный признак формулы массива. Вводить их вручную с клавиатуры бесполезно — они автоматически появляются при нажатии Ctrl + Shift + Enter

Пример 2. Разрешите Вас. транспонировать?

При работе с таблицами часто возникает необходимость поменять местами строки и столбцы, т.е. развернуть таблицу на бок, чтобы данные, которые раньше шли по строке, теперь располагались в столбцах и наоборот. В математике такая операция называется транспонированием. При помощи формулы массива и функции ТРАНСП (TRANSPOSE) это делается на раз.

Допустим, имеем двумерный массив ячеек, который хотим транспонировать.

• Выделяем диапазон ячеек для размещения транспонированной таблицы. Поскольку исходный массив ячеек был 8 строк на 2 столбца, то надо выделить диапазон пустых ячеек размером 2 строки на 8 столбцов.
• вводим функцию транспонирования =ТРАНСП(
• в качестве аргумента функции выделяем наш массив ячеек A1:B8

жмем Ctrl + Shift + Enter и получаем «перевернутый массив» в качестве результата:

Редактирование формулы массива

Если формула массива расположена не в одной ячейке (как в Примере 1), а в нескольких ячейках (как в Примере 2), то Excel не позволит редактировать или удалить одну отдельно взятую формулу (например в ячейке D10) и выдаст предупреждающее сообщение Невозможно изменить часть массива.

Для редактирования формулы массива необходимо выделить весь диапазон (A10:H11 в нашем случае) и изменить формулу в строке формул (или нажав F2). Затем необходимо повторить ввод измененной формулы массива, нажав сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Excel также не позволит свободно перемещать ячейки, входящие в формулу массива или добавлять новые строки-столбцы-ячейки в диапазон формулы массива (т.е. в диапазон A10:H11 в нашем случае)

Пример 3. Таблица умножения

Вспомните детство, школу, свою тетрадку по математике. На обороте тетради на обложке было что? Таблица умножения вот такого вида:

При помощи формул массива она вся делается в одно движение:

1. выделяем диапазон B2:K11
2. вводим формулу =A2:A11*B1:K1
3. жмем Ctrl + Shift + Enter, чтобы Excel воспринял ее как формулу массива

и получаем результат:

Пример 4. Выборочное суммирование

Посмотрите как при помощи одной формулы массива красиво и легко выбираются данные по определенному товару и заказчику:

В данном случае формула массива синхронно пробегает по всем элементам диапазонов C3:C21 и B3:B21, проверяя, совпадают ли они с заданными значениями из ячеек G4 и G5. Если совпадения нет, то результат равенства ноль, если совпадение есть, то единица. Таким образом суммы всех сделок, где заказчик не ANTON и товар не Boston Crab Meat умножаются на ноль и суммируются только нужные заказы.

Случайный выбор без дубликатов.

Есть несколько способов выбрать случайные данные без дубликатов в Excel. К примеру, вы должны использовать  чтобы присвоить случайное число каждой ячейке, а затем выбрать несколько ячеек с помощью формулы индекса ранга.

Со списком имен в ячейках A2: A16 выполните следующие действия, чтобы извлечь несколько имен:

1. Введите формулу случайного числа в B2 и скопируйте ее вниз по столбцу:=СЛЧИС()
2. Поместите приведенную ниже формулу в C2, чтобы извлечь случайное значение из столбца A:

=ИНДЕКС($A$2:$A$16;РАНГ(B2;$B$2:$B$16))

1. Скопируйте приведенную выше формулу в столько ячеек, сколько случайных значений вы хотите выбрать. В нашем примере мы копируем формулу еще в четыре ячейки (C2: C6).

Вот и все! Извлекаются пять имен без повторов:

Как работает эта формула

Как и в предыдущем примере, вы используете функцию ИНДЕКС для извлечения значения из столбца A на основе номера позиции. Для этого требуются две разные функции:

• Формула СЛЧИС() заполняет столбец B случайными числами.
• Функция РАНГ() возвращает ранг случайного числа из колонки B и из той же строки. Например, РАНГ(B2;$B$2:$B$16) получает ранг числа из B2 (0,188906401). B2 сравнивается со всеми числами из диапазона $B$2:$B$16. Оно занимает по величине 13-е место. При копировании в C3 относительная ссылка B2 изменяется на B3 и возвращает ранг числа из B3 и так далее.
• Число, возвращаемое функцией РАНГ(), передается функции INDEX, поэтому она выбирает значение из соответствующей позиции. Значит, в С3 нужно поместить 13-е по порядку значение из диапазона $A$2:$A$16. 

Предупреждение! Как показано на скриншоте выше, наша случайная выборка Excel содержит только уникальные значения. Теоретически вероятность появления дубликатов здесь очень мала, но все же существует. И вот почему: в очень большом наборе данных СЛЧИС() может сгенерировать повторяющиеся числа, а РАНГ() будет возвращать одинаковое место для этих чисел. Лично у меня во время тестов ни разу не было дубликатов, но теоретически такая вероятность есть.

Если вы ищете железобетонно надёжную формулу для случайного выбора только с уникальными значениями, используйте комбинацию РАНГ + СЧЁТЕСЛИ вместо просто РАНГ. 

Полная формула немного громоздка, но на 100% не содержит дубликатов:

Примечания:

• Как и СЛУЧМЕЖДУ(), функция СЛЧИС() в Excel также пересоздает новые числа при каждом пересчете вашего рабочего листа, что приводит к изменению набора выбора. Чтобы результат оставался неизменным, скопируйте его и вставьте в другое место как значение (Специальная вставка > Значения).
• Если одно и то же имя (число, дата или любое другое значение) встречается в исходном наборе данных более одного раза, результат может также содержать несколько вхождений одного и того же значения.

А вот еще одно похожее на предыдущее решение, в котором используется функция НАИМЕНЬШИЙ().

Рядом со столбцом значений для выборки добавляем столбец случайных чисел. Как обычно, используем для этого функцию СЛЧИС().

Предположим, нам нужно выбрать 5 имён. Для этого в колонке С записываем цифры от 1 до 5.

Далее используем формулу

Поясним, как это работает. При помощи функции НАИМЕНЬШИЙ() выбираем самое маленькое значение из сгенерированных чисел. Функция ПОИСКПОЗ помогает нам определить его позицию в списке. И затем при помощи ИНДЕКС() извлекаем имя, находящееся в этой позиции.

При копировании вниз по столбцу следующая формула будет брать второе наименьшее значение из списка случайных чисел, и так далее.

Но можно сэкономить себе время и не создавать колонку с порядковыми номерами. В качестве счётчика принято использовать функцию СТРОКА().

При копировании вниз СТРОКА(A1) изменится на СТРОКА(А2) и соответственно возвратит номер 2. И так далее. В остальном всё работает точно так же.

Думаю, вы понимаете, что вместо НАИМЕНЬШИЙ() можно вполне использовать НАИБОЛЬШИЙ(). Дело вкуса .

Как извлечь значения, игнорируя пустые ячейки

Если исходный список содержит пустые ячейки, формула, которую мы только что обсудили, вернет ноль для каждой пустой строки, что может быть проблемой. Это вы и наблюдаете на скриншоте чуть выше. Чтобы исправить это, сделаем несколько небольших корректировок.

Формула массива для извлечения различных значений, исключая пустые ячейки:

Аналогичным образом вы можете получить список различных значений, исключая пустые ячейки и ячейки с числами:

Напоминаем, что в приведенных выше формулах A2: A13 – это исходный список, а B1 – ячейка прямо над первой позицией формируемого списка.

На этом скриншоте показан результат отбора:

Быть может, кому-то будет полезна еще одна формула –

Она работает с числами и текстом, игнорирует пустые ячейки.

Создание или удаление настраиваемого списка для сортировки и подстановки данных

Для сортировки или заполнения значений в пользовательском порядке можно применять настраиваемые списки. В Excel есть встроенные списки дней недели и месяцев года, но вы можете создавать и свои настраиваемые списки.

Чтобы понять, что представляют собой настраиваемые списки, полезно ознакомиться с принципами их работы и хранения на компьютере.

Сравнение встроенных и настраиваемых списков

В Excel есть указанные ниже встроенные списки дней недели и месяцев года.

Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс

Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота, Воскресенье

янв, фев, мар, апр, май, июн, июл, авг, сен, окт, ноя, дек

Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь, Июль, Август, Сентябрь, Октябрь, Ноябрь, Декабрь

Примечание:

Изменить или удалить встроенный список невозможно.

Вы также можете создать свой настраиваемый список и использовать его для сортировки или заполнения. Например, чтобы отсортировать или заполнить значения по приведенным ниже спискам, нужен настраиваемый список, так как соответствующего естественного порядка значений не существует.

Высокое, Среднее, Низкое

Большое, Среднее, Малое

Север, Юг, Восток, Запад

Старший менеджер по продажам, Региональный менеджер по продажам, Руководитель отдела продаж, Торговый представитель

Настраиваемый список может соответствовать диапазону ячеек, или его можно ввести в диалоговом окне Списки

Примечание:

Настраиваемый список может содержать только текст или текст с числами. Чтобы создать настраиваемый список, содержащий только числа, например от 0 до 100, нужно сначала создать список чисел в текстовом формате.

Создать настраиваемый список можно двумя способами. Если список короткий, можно ввести его значения прямо во всплывающем окне. Если список длинный, можно импортировать значения из диапазона ячеек.

Введение значений напрямую

Чтобы создать настраиваемый список этим способом, выполните указанные ниже действия.

В Excel 2010

и более поздних версиях выберите пунктыФайл >Параметры >Дополнительно >Общие >Изменить списки .

В Excel 2007

нажмитекнопку Microsoft Office и выберите пунктыПараметры Excel >Популярные >Основные параметры работы с Excel >Изменить списки .

Выберите в поле Списки

пунктНОВЫЙ СПИСОК и введите данные в полеЭлементы списка , начиная с первого элемента.

После ввода каждого элемента нажимайте клавишу ВВОД.

Завершив создание списка, нажмите кнопку Добавить

На панели Списки

появятся введенные вами элементы.

Нажмите два раза кнопку ОК

Создание настраиваемого списка на основе диапазона ячеек

Выполните указанные ниже действия.

В диапазоне ячеек введите сверху вниз значения, по которым нужно выполнить сортировку или заполнение. Выделите этот диапазон и, следуя инструкциям выше, откройте всплывающее окно «Списки».

Убедитесь, что ссылка на выделенные значения отображается в окне Списки

в полеИмпорт списка из ячеек , и нажмите кнопкуИмпорт .

На панели Списки

появятся выбранные вами элементы.

«Параметры» > «Дополнительно» > «Общие» > «Изменить списки». Если вы используете Excel 2007, нажмите кнопку Office и выберите «Параметры Excel» > «Популярные» > «Изменить списки».» /> Два раза нажмите кнопку ОК

Примечание:

Настраиваемый список можно создать только на основе значений, таких как текст, числа, даты и время. На основе формата, например значков, цвета ячейки или цвета шрифта, создать настраиваемый список нельзя.

Выполните указанные ниже действия.

По приведенным выше инструкциям откройте диалоговое окно «Списки».

Выделите список, который нужно удалить, в поле Списки

и нажмите кнопкуУдалить .

Настраиваемые списки добавляются в реестр компьютера, чтобы их можно было использовать в других книгах. Если вы используете настраиваемый список при сортировке данных, он также сохраняется вместе с книгой, поэтому его можно использовать на других компьютерах, в том числе на серверах с службы Excel, для которых может быть опубликована ваша книга.

Однако при открытии книги на другом компьютере или сервере такой список, сохраненный в файле книги, не отображается во всплывающем окне Списки

впараметрах Excel : его можно выбрать только в столбцеПорядок диалогового окнаСортировка . Настраиваемый список, сохраненный в файле книги, также недоступен непосредственно для командыЗаполнить .

При необходимости можно добавить такой список в реестр компьютера или сервера, чтобы он был доступен в Параметрах Excel

во всплывающем окнеСписки . Для этого выберите во всплывающем окнеСортировка в столбцеПорядок пунктНастраиваемый список , чтобы отобразить всплывающее окноСписки , а затем выделите настраиваемый список и нажмите кнопкуДобавить .

Неслучайные выборки

Обычно такие методы отбора применяют, если нет возможности или ресурсов для формирования случайной выборки. Например, у тебя мало времени на опрос или нет данных о генеральной совокупности или респонденты труднодоступны.

Квотная выборка. Такой метод можно применять, если у вас есть знания о составе генеральной совокупности. Например, вы знаете, как ваши пользователи распределяются в разрезе по должности, отрасли компании, возрасту и так далее. Тогда можно пропорционально этим долям сформировать выборку: в каждом разрезе выбрать такое число респондентов, которое будет отображать статистику по всей аудитории.

Стихийная выборка. Это метод без особых правил. В опрос попадают все, кто захочет пройти опрос. Такая выборка типична для онлайн-опросов, размещенных в свободном доступе.

«Снежный ком». Тоже достаточно популярная и простая методика. Каждого респондента просят порекомендовать нового среди его друзей, коллег и знакомых, которые подходили бы под параметры исследования. Такая выборка часто применяется когда самостоятельно найти интересующих респондентов затруднительно. Например, пользователи, занимающие высокую должность или с высоким доходом.

«Типичный представитель». Из генеральной совокупности отбираются респонденты с типичными признаками целевой аудитории. Только определить, что взять за такой признак, обычно сложно.

Отдельно стоит сказать про многоступенчатые выборки. На практике чаще всего (иногда интуитивно) исследователи используют как раз многоступенчатый метод. Такой отбор предполагает наличие двух или более этапов формирования выборки. Проще говоря, это микс нескольких методов отбора.

Правила выборки

Для того чтобы отобранная совокупность отражала основные качества всего явления, она должна быть построена по конкретным законам, где основное внимание необходимо уделять следующим категориям:

• выборка (выборочная совокупность);
• генеральная совокупность;
• репрезентативность;
• ошибка репрезентативности;
• единица совокупности;
• способы построения выборки.

Особенности выборочного наблюдения и составления выборки заключаются в следующем:

1. Все полученные результаты основаны на математических законах и правилах, то есть при правильном проведении исследования и при правильных расчетах результаты не будут искажены по субъективному признаку
2. Дает возможность значительно быстрее и с меньшими затратами времени и ресурсов получить результат, изучая не весь массив событий, а только их часть.
3. Может быть применено для изучения различных объектов: от конкретных вопросов, например, возраст, пол интересующей нас группы, к изучению общественного мнения или уровня материального обеспечения населения.

Случайная выборка из генеральной совокупности в MS EXCEL

Инструмент Пакета анализа MS EXCEL «Выборка» извлекает случайную выборку из входного диапазона, рассматривая его как генеральную совокупность. Также случайную выборку можно извлечь с помощью формул.

Пусть имеется некая совокупность данных, которая слишком велика для обработки или построения диаграммы. Для этих целей можно использовать репрезентативную выборку из данной совокупности.

Данную выборку можно получить с помощью инструмента «Выборка» надстройки Пакет анализа (Analysis ToolPak).

Надстройка доступна из вкладки Данные, группа Анализ.

СОВЕТ: Подробнее о других инструментах надстройки Пакет анализа и ее подключении – читайте в статье Надстройка Пакет анализа MS EXCEL.

Запрос на выборку данных в MS EXCEL (на основе элементов управления формы)

​ из другой таблицы​ программы номерами строк​ который содержит диапазон​ значений Excel? При​ Excel, подготовим данные​ содержаться перечень сотрудников​ фильтра EXCEL. Выделите​, если шапка имеется,​ на листе поменять​

​. В первом поле​ формул, вводим следующее​ ограничений нет.​​.​​.​.​ массива​ известная функция пользователя,​ по выбранному критерию​ листа. Но сначала​ числовых значений.​ выборе любого значения​ для выпадающего списка:​ выбранного отдела и​ заголовки таблицы и​ а галочки нет.​

Решение с помощью стандартного фильтра

​ выражение:​Полностью удалить фильтр можно​Как видим, наш список​Кроме того, существует ещё​Есть возможность поступить и​​Правда на большом​​ которая как и​ из выпадающему списку.​ от всех этих​Естественно эту формулу следует​

​ (фамилии) из выпадающего​Выделите первый столбец таблицы​

Решение с помощью трехуровневого Связанного списка

​ два списка (дирекции​ нажмите​ В поле​ те, которые нужны​«Форматировать только ячейки, для​=ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000​ теми же способами,​ ещё больше сократился.​ переключатель условий. У​ по-другому. Для этого​ кол-ве строк может​

​ ВПР вытягивает данные​Например, есть таблица​ номеров вычитается номер​ выполнять в массиве.​ списка B1, в​ A1:A19.​ и отделы), сформированных​CTRL+SHIFT+L​«Сортировать по»​ пользователю. Результаты отбора​ которых выполняется следующее​Жмем сочетание клавиш​ которые использовались для​ Теперь в нем​ него два положения​ после выделения области​ тормозить​ из найденной по​ с исходными данными,​ на против первой​ Поэтому для подтверждения​ таблице подсвечиваются цветом​Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и​ на основе Элемента​

​. Через выпадающий список​указываем наименование того​ тут же автоматически​ условие»​Ctrl+Shift+Enter​ его установки. Причем​ оставлены только строчки,​

​«И»​ на листе перемещаемся​

​jack_jackson​

​ ключу строки, но​​ на втором листе​​ строки таблицы –​ ее ввода следует​ все строки, которые​ фильтр»-«Дополнительно».​

​ управления форм Список.​​ у заголовка Отделы​​ столбца, в котором​ изменятся.​выбираем позицию​.​

​ неважно, какой именно​​ в которых сумма​

​и​ во вкладку​: Спасибо Pelena, кажется​ из любого столбца​

​ создан выпадающий список​​ B5, то есть​​ нажимать не просто​ содержат это значение​В появившемся окне «Расширенный​​Первый список создадим для​​ выберите нужный отдел​

​ содержатся скопированные значения​​В Экселе с помощью​​«Ошибки»​

​Аналогичным образом в столбец​ способ применялся. Для​

​ выручки варьируется от​

​«ИЛИ»​

​«Данные»​​ это то что​​ (а не только​ из фамилий, необходимо,​ число 5. Это​ клавишу Enter, а​ (фамилию). Чтобы в​ фильтр» включите «скопировать​ вывода перечня дирекций.​

​ и нажмите ОК.​ случайных чисел. В​ специальной формулы​. Далее жмем по​ с выручкой вписываем​ сброса фильтрации, находясь​ 10000 до 15000​​. По умолчанию он​​. Щелкаем по кнопке​

​ надо. Сегодня уже​ правее), и плюс​ чтобы при выборе​ делается потому, что​

​ целую комбинацию клавиш​

​ этом убедится в​ результат в другое​ Источником строк для​Будут отображены все сотрудники​ поле​СЛЧИС​

​ кнопке​​ формулу следующего содержания:​

​ во вкладке​ рублей за период​​ установлен в первом​​«Фильтр»​ не могу проверить​ имеет параметр «какое​

​ фамилии таблица на​​ функция ИНДЕКС работает​​ CTRL+SHIFT+Enter. Если все​​ выпадающем списке B1​​ место», а в​​ него будет созданный​​ выбранного отдела.​

excel2.ru>

Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (ИЛИ)).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов (Условие ИЛИ).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19; НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания Условие ИЛИ (должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив . Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на массив последовательных чисел , получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив .

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; . Формула НАИБОЛЬШИЙ(. ;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(. ;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(. ;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(. ;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем условным форматированием.

И наконец, с помощью функции ИНДЕКС() последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Два критерия Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки попадает в диапазон)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Диапазон Дат ).

Обратите внимание, что столбец Дат НЕ СОРТИРОВАН. Решение1 : Для отбора строк можно использовать формулы массива, возвращающие одно значение

Решение1 : Для отбора строк можно использовать формулы массива, возвращающие одно значение .

Введите в ячейку D12 формулу массива:

Примечание : После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат) скрыты с помощью Условного форматирования .

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке J12 вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

=СЧЁТЕСЛИМН(B12:B20;»>=»&$E$6;B12:B20;» ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$6 =B12:B20);СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек G12:G20 . После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3 : Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки с помощью функции СМЕЩ() .

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько предварительная сортировка данных облегчает написание формул.

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

1. Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
2. Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».
3. В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.
4. Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

1. Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
2. Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Готово!

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel. Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат. Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — число ).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью стандартного фильтра . Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L . Через выпадающий список у заголовка Цены выберите Числовые фильтры. , затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование формул массива . В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный Отчет , который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке Е6 , таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне D10:E19 .

Теперь выделим диапазон D11:D19 (столбец Товар) и в Строке формул введем формулу массива :

Вместо ENTER нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER (формула массива будет возвращать несколько значений ).

Те же манипуляции произведем с диапазоном E11:E19 (столбец Цена) куда и введем аналогичную формулу массива :

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены не меньше, указанной в ячейке Е6 .

Чтобы показать динамизм полученного Запроса на выборку, введем в Е6 значение 55. В новую таблицу попадет только 2 записи.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой 80, то в новую таблицу автоматически будет добавлена новая запись.

Примечание . Также для вывода отфильтрованных данных можно использовать Расширенный фильтр и Сводные таблицы . Выбор конкретного инструмента зависит от стоящей перед пользователем задачи.

Если Вам не удобно использовать формулу массива , которая возвращает несколько значений, то можно использовать другой подход, который рассмотрен в разделах ниже: 5.а, 7, 10 и 11. В этих случаях используются формулы массива, возвращающие одно значение .

Как вставить промежуточные итоги в Excel

Чтобы быстро добавить промежуточные итоги в Excel, выполните следующие действия.

1. Организуйте исходные данные

Функция «Промежуточные итоги» в Excel требует, чтобы исходные данные располагались в правильном порядке (то есть, однотипные — рядом) и не содержали пустых строк.

Итак, прежде всего обязательно отсортируйте ваши данные по столбцу, по которому вы хотите их сгруппировать. Самый простой способ сделать это – нажать кнопку «Фильтр на вкладке «Данные», затем щелкнуть стрелку фильтра и выбрать сортировку от А до Я или от Я до А:

Чтобы удалить пустые ячейки, не испортив данные, следуйте этим рекомендациям: Как быстро и безопасно удалить пустые строки в Excel.

После этого подготовительную работу можно считать завершенной.

2. Добавьте промежуточные итоги

Выберите любую ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные»> в группу «Структура» и нажмите «Промежуточный итог.

В этом случае Excel будет обрабатывать все данные в вашей таблице, пока не встретит пустые столбец и строку. То есть, до последней заполненной строки.

3. Определите параметры промежуточных итогов.

В диалоговом окне «Промежуточный итог» укажите три основных параметра: по какому столбцу следует группировать, какую функцию суммирования использовать и какие столбцы необходимо подытожить:

• В поле При каждом изменении в выберите столбец, по которому вы хотите группировать данные. В нашем случае мы выберем колонку с наименованиями покупателей.
• В списке Использовать функцию выберите одну из следующих:
  • Сумма.
  • Количество – подсчет непустых ячеек (это вставит формулы промежуточных итогов с функцией СЧЁТ ).
  • Среднее – расчет среднего значения.
  • Максимум – вернуть наибольшее число.
  • Минимум – получить наименьшее число.
  • Произведение – вычислить произведение по столбцу.
  • Количество чисел – подсчет ячеек, содержащих числа.
  • Стандартное отклонение – вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности на основе выборки чисел.
  • Несмещённое отклонение – возвращает стандартное отклонение, основанное на всей совокупности чисел.
  • Дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе выборки чисел.
  • Несмещённая дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе всей совокупности чисел.
• В разделе «Добавить итоги по» установите флажок для каждого столбца, по которому вы хотите получить промежуточный итог.

В этом примере мы группируем данные по столбцу «Код покупателя» и используем функцию СУММ для получения итоговых значений в столбцах «Количество» и «Сумма».

Кроме того, вы можете выбрать любую из дополнительных опций:

• Чтобы вставить автоматический разрыв страницы после каждого промежуточного итога, установите флажок Конец страницы между группами. В итоге каждая группа будет распечатана на отдельном листе. Но в большинстве случаев это не нужно, поэтому эта опция обычно не активна.
• Чтобы отобразить итоговую строку сверху над данными, снимите флажок «Итоги под данными. Этот пункт обычно активирован по умолчанию, так как нам все же привычнее, когда сначала идут данные, а под ними — итоги.
• Чтобы перезаписать любые уже существующие промежуточные итоги, активируйте флажок «Заменить текущие итоги. Если вы изменили данные, то старые итоги вам не нужны. А вот если вы работаете не со всей, а только с частью таблицы (о такой возможности мы говорили выше), тогда, возможно, не нужно удалять то, что уже было посчитано. Кроме того, если не ставить этот флажок, то вы добавите еще один уровень итогов. Например, вы нашли сумму продаж по каждой группе, и можете добавить еще количество продаж или средний размер заказа. То есть, по каждой группе можно рассчитать несколько разных итогов.

Наконец, нажмите кнопку ОК. Промежуточные итоги появятся под каждой группой данных, а общая сумма будет добавлена ​​в конец таблицы.

После того, как промежуточные итоги вставлены на ваш рабочий лист, они будут автоматически пересчитываться при редактировании исходных данных.

Но вот добавление новых данных здесь уже выглядит немного сложнее. Нужно самостоятельно определить, в какую группу поместить новую запись, затем вставить пустую строку и заполнить ее. Если вставить «не туда», то расчеты будут неверны.

Если нужно посчитать не только сумму, но и, к примеру, средний размер заказа, то вновь вызываем меню промежуточных итогов, как это уже делали ранее.

Укажите, какую операцию нужно выполнить. И не забудьте убрать птичку в пункте «Заменить текущие итоги».

В результате получаем вот такую картину:

Как видите, подсчитаны и среднее, и сумма.

От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.